Datenschutzerklärung — Ergänzung Showroom Voice

Version 1.0 — Entwurf, [Datum des Inkrafttretens]

Diese Ergänzung tritt zur Datenschutzerklärung von showroom.fm (im Folgenden „Hauptdatenschutzerklärung") hinzu und gilt für den unter der Marke „Showroom Voice" betriebenen WhatsApp-basierten Dienst, erreichbar unter voice.showroom.fm sowie über unsere WhatsApp-Business-Nummer (Ihnen während des Onboardings mitgeteilt). Sie gilt zusätzlich zur Hauptdatenschutzerklärung und ersetzt diese nicht. Soweit Hauptdatenschutzerklärung und diese Ergänzung denselben Sachverhalt regeln, geht diese Ergänzung für den Voice-Dienst vor.

1. Verantwortlicher

Der Verantwortliche ist derselbe wie in der Hauptdatenschutzerklärung:

Innsides Interiors UG (haftungsbeschränkt) Lübecker Straße 26 10559 Berlin, Deutschland Telefon: +49 (0)30 22908290 E-Mail: showroom@showroom.fm

2. Anwendungsbereich dieser Ergänzung

Diese Ergänzung gilt für Datenverarbeitungstätigkeiten, die spezifisch mit Showroom Voice in Verbindung stehen:

Sie ändert keine in der Hauptdatenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungen.

3. Daten, die wir über Voice verarbeiten

Bei Nutzung von Showroom Voice können folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

a) Onboarding-Daten — Ihr Name, berufliche Rolle, Sprachpräferenz, geschäftliche E-Mail-Adresse, das von Ihnen ausgewählte oder registrierte Unternehmen und Showroom sowie Ihre Zustimmung zu diesen Bedingungen.

b) WhatsApp-Identifikationsdaten — Ihre WhatsApp-Telefonnummer, die wir von Meta erhalten, wenn Sie eine Nachricht an unsere Nummer senden. Wir speichern die Telefonnummer als gesalzenen SHA-256-Hash; nur die letzten 4 Ziffern werden im Klartext zu Supportzwecken aufbewahrt. Die vollständige Telefonnummer im Klartext wird nicht gespeichert.

c) Sprachnotizen (Audio) — Audiodateien, die Sie über WhatsApp senden. Audio wird zur Transkription an Mistral AI übermittelt und unmittelbar nach der Transkription gelöscht. Wir bewahren die Audiodatei in keiner Form auf. Es bleibt ausschließlich das daraus erzeugte Texttranskript erhalten.

d) Textnachrichten, Fotos und Videos — der Textinhalt der von Ihnen gesendeten Nachrichten sowie ggf. beigefügte Mediendateien. Fotos und Videos werden zusammen mit dem zugehörigen Produkt gespeichert.

e) Extrahierte strukturierte Daten — Informationen, die unsere KI aus Ihren Sprachnotizen und Textnachrichten extrahiert (z. B. Produktname, Marke, Kategorie, Preis, Beschreibung, Maße; bei Serviceprofil-Interviews: Servicekategorien, Teammitglieder-Daten, Projektdaten).

f) Serviceprofil-Inhalte — Informationen, die Sie uns über Ihre Services, Ihr Team und Ihre Projekte über die WhatsApp-Befehle SERVICES, TEAM, PROJEKT und PROJEKTLISTE mitteilen.

g) Betriebsdaten — Zeitstempel der Nachrichten, Nachrichten-IDs von Meta, die in der jeweiligen Nachricht erkannte Sprache sowie ein Audit-Log der Bot-Aktionen (gesendete Befehle, hinzugefügte Produkte, entfernte Produkte).

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Verarbeitungstätigkeit Zweck Rechtsgrundlage
Onboarding (Kontoerstellung, Showroom-Zuordnung) Erfüllung des Nutzungsvertrags Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Empfang von WhatsApp-Nachrichten und Antworten über den Bot Erfüllung des Nutzungsvertrags Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Transkription von Sprachnotizen via Mistral Voxtral Erfüllung des Nutzungsvertrags Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Extraktion strukturierter Daten via Mistral Medium 3 Erfüllung des Nutzungsvertrags Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
E-Mail-Verifizierung der E-Mail-Adresse jedes Nutzers Erfüllung des Nutzungsvertrags; berechtigtes Interesse an der Verhinderung missbräuchlicher Listings Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO
Speicherung des Telefonnummer-Hashes zur Zuordnung eingehender Nachrichten Erfüllung des Nutzungsvertrags Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Audit-Log der Bot-Aktionen Berechtigtes Interesse an Dienstintegrität und Missbrauchsprävention Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

5. Auftragsverarbeiter

Die folgenden Dienstleister verarbeiten Voice-Daten in unserem Auftrag auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO. Soweit Übermittlungen in ein Drittland erfolgen, sind diese durch EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) abgesichert.

a) Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland — betreibt die WhatsApp Business Platform / Cloud API. Empfängt alle Nachrichten, die Sie an unsere WhatsApp-Nummer senden, und stellt unsere Antworten zu. Datenschutzerklärung: https://www.whatsapp.com/legal/business-policy

b) Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich — stellt Voxtral (Speech-to-Text) und Mistral Medium 3 (LLM-Extraktion) bereit. Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU. Die API-Nutzungsbedingungen von Mistral sehen vor, dass über die API verarbeitete Daten nicht zum Training von Modellen verwendet werden. Datenschutzerklärung: https://mistral.ai/privacy-policy

c) Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland — stellt das Server-Hosting für den Voice-Bot und die Onboarding-Seite bereit. Verarbeitung in der EU.

d) Supabase, Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapore 318992 — stellt die PostgreSQL-Datenbank bereit, in der Voice-Datensätze (Unternehmen, Showrooms, Nutzer, Produkte, Services, Projekte) gespeichert werden. Das Projekt ist in der Region eu-central-1 (Frankfurt) gehostet. [ZU PRÜFEN: Region im Supabase-Dashboard vor Veröffentlichung verifizieren] Soweit Datenfluss Supabase-Infrastruktur außerhalb der EU erreicht, ist dies durch SCCs abgesichert. Datenschutzerklärung: https://supabase.com/privacy

e) Resend, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA — versendet die Verifizierungs-E-Mail im Rahmen des Onboardings. Übermittlungen in die USA sind durch SCCs abgesichert. Datenschutzerklärung: https://resend.com/legal/privacy-policy

f) Stripe Payments Europe Ltd. — siehe Hauptdatenschutzerklärung. Wird genutzt, wenn ein Voice-Anbieter ein kostenpflichtiges Tarifmodell abonniert.

6. Speicherdauer

Daten Speicherdauer
Audio-Sprachnotizen Unmittelbar nach der Transkription gelöscht
Transkripte und extrahierte Produkt-/Service-Daten Für die Dauer des Nutzungsvertrags; länger, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. Aufbewahrungspflichten nach HGB und AO)
Telefonnummer-Hash und letzte 4 Ziffern Für die Dauer des Nutzungsvertrags
Onboarding-Tokens 24 Stunden; gelöscht nach Einlösung oder Ablauf
E-Mail-Verifizierungstokens 48 Stunden; gelöscht nach Einlösung oder Ablauf
Bot-Audit-Log 12 Monate
Voice- und Bot-Nachrichtenlog 12 Monate zu Support- und Missbrauchspräventionszwecken; auf Anfrage frühere Löschung möglich

Bei Beendigung des Nutzungsvertrags werden die Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Automatisierte Verarbeitung und Ihre Rechte

Showroom Voice nutzt automatisierte Systeme (Mistral Voxtral und Mistral Medium 3), um Ihre Sprachnotizen zu transkribieren und strukturierte Produkt-, Service-, Team- und Projektdaten zu extrahieren. Das Ergebnis wird Ihnen in WhatsApp zur Bestätigung angezeigt, bevor es veröffentlicht wird. Die automatisierte Verarbeitung dient Ihrer Inventareingabe und führt nicht zu einer Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblichen Beeinträchtigungen für Sie im Sinne des Art. 22 DSGVO.

Sie können jederzeit eine menschliche Überprüfung jedes extrahierten Datensatzes anfordern, indem Sie sich an showroom@showroom.fm wenden. Wir prüfen und korrigieren auf Anfrage.

8. Was wir nicht tun

Um den Umgang mit Voice- und Nachrichtendaten klar abzugrenzen:

9. Internationale Datenübermittlungen

Der Großteil der Voice-Verarbeitung findet innerhalb der EU statt (Mistral in Frankreich, Hetzner in Deutschland, Supabase EU-Region). Folgende internationale Übermittlungen bestehen:

10. Ihre Rechte

Sie haben die in Abschnitt 9 der Hauptdatenschutzerklärung aufgeführten Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch). Zur Geltendmachung dieser Rechte in Bezug auf Voice-Daten wenden Sie sich bitte an showroom@showroom.fm.

Sie können Ihre WhatsApp-Nummer jederzeit vom Dienst trennen, indem Sie den Befehl DISCONNECT an unseren Bot senden oder uns kontaktieren. Die Trennung hebt die Verknüpfung zwischen Ihrer Telefonnummer und Ihrem Konto auf. Gespeicherte Inhalte (Produkte, Services, Projekte) bleiben bis zur Vertragsbeendigung erhalten, sofern Sie nicht ausdrücklich deren Löschung verlangen.

11. Änderungen dieser Ergänzung

Wir können diese Ergänzung anpassen, um Änderungen unserer Verarbeitung oder des geltenden Rechts zu berücksichtigen. Wesentliche Änderungen werden mindestens vier Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail und über den Bot angekündigt, gemäß dem Änderungsverfahren in unseren Allgemeinen Nutzungsbedingungen.

12. Kontakt und Beschwerderecht

Bei Fragen zur Voice-Datenverarbeitung:

Innsides Interiors UG (haftungsbeschränkt) Lübecker Straße 26, 10559 Berlin, Deutschland showroom@showroom.fm

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, Deutschland https://www.datenschutz-berlin.de/

Innsides Interiors UG (haftungsbeschränkt) — Lübecker Straße 26, 10559 Berlin, Germany